Nous les accompagnons
ALIMA
ALIMA est une ONG ayant pour objectif d’apporter une aide médicale de qualité aux personnes les plus vulnérables et de mener des projets de recherche qui permettront d’améliorer la médecine humanitaire.
UNE REFONTE DE L'INFRASTRUCTURE
En 2016, ALIMA décide la refonte de son infrastructure IT et la mise en place d’outils de travail collaboratif pour faciliter le travail de ses équipes. L’année suivante, ayant des besoins informatiques grandissants, ALIMA décide d’externaliser son service informatique pour créer IT4LIFE.
Notre champ d'intervention
Infogérance
IT4LIFE s’occupe de tous les sujets touchant à l’infrastructure IT : Amélioration de la connectivité au siège et sur le terrain jusque dans les zones les plus reculées, sécurisation des réseaux, migration et administration des serveurs sur GCP, support IT quotidien du siège et des terrains avec du personnel en régie à temps plein.
Déploiement GSuite
Avant la mise en place d’outils de travail collaboratif, toutes les équipes ALIMA perdaient beaucoup de temps dans l’envoi de documents entre les bureaux des différents pays d’intervention, rencontraient des difficultés de téléchargement en raison des lenteurs de connexion, il était impossible de travailler en simultané sur les documents.
Afin d’optimiser le travail des équipes, les outils Google Suite ont été déployés dans 10 pays pour 800 utilisateurs. IT4LIFE s’occupe dorénavant de l’administration, la formation et l’accompagnement de l’ensemble des utilisateurs, qui considèrent que leur manière de travailler au quotidien a été révolutionnée (partage de documents, travail collaboratif, visioconférence, planification des réunions…)
Odoo
L’outil ERP Odoo a été mis en place dans l’optique de mieux gérer la croissance des activités d’ALIMA et d’améliorer le travail de l’ensemble des départements.
L’équipe comptabilité utilisait auparavant Excel et Saga et l’export des données et le lien entre les outils étaient très complexes. Grâce à Odoo, ils disposent maintenant d’une comptabilité à partie double, ont amélioré leur suivi budgétaire et peuvent facilement suivre l’évolution des finances. lls prévoient de l’étendre à tous les pays d’intervention.
L’équipe Collecte & Développement n’avait aucun outil de suivi de leurs activités. IT4LIFE a customisé le module CRM Odoo pour l’adapter aux besoins des ONG et a créé un CRM donateurs et une application “Espace donateurs”. Ces outils permettent le suivi en temps réel des différents dons (street marketing, canaux digitaux), la récupération de données chez les prestataires de traitement et le téléchargement des documents tels que les reçus fiscaux pour les donateurs.
L’équipe Reporting avait l’habitude d’utiliser Excel pour la gestion des contrats bailleurs et chaque pays remplissait une fois par mois le tableau pour ensuite le renvoyer au siège, ce qui représentait un temps conséquent. Grâce au module Reporting bailleurs, les contrats bailleurs sont gérés de manière centralisée, il est possible de recevoir des notifications sur les échéances de paiement, d’enregistrer l’historique des relations avec les bailleurs et d’analyser les données grâce à une vision agrégée.
L’équipe Supply gérait l’ensemble de ses activités grâce à Excel et à des formulaires papier, remplissait manuellement la partie dédiée aux achats et il n’y avait aucune traçabilité des produits livrés et des stocks restants. Le module Odoo Supply, très facile à utiliser, permet une gestion et une visualisation en temps réel, et donc moins d’erreurs. Les achats, la gestion des stocks, le suivi d’envoi de produits ont été grandement facilités, et les commandes peuvent maintenant être validées plus rapidement grâce à la signature électronique.
L’équipe Recrutement utilisait un outil complexe, qui n’avait pas une bonne ergonomie et un support peu réactif. Grâce au module Recrutement, le process de recrutement a été grandement amélioré avec une publication des offres d’emploi synchronisée sur le site et sur Odoo, une meilleure gestion de la réception des candidatures, du tri des CVs et ainsi un gain de temps important pour les équipes.
ICT4D : Outils de collecte et d’analyse de données
Le logiciel DHIS2 est utilisé dans de nombreuses activités terrain d’ALIMA.
Le logiciel DHIS2 est utilisé pour la collecte et l’analyse de données médicales (données sur la nutrition, santé publique, santé de la reproduction…). Après un projet pilote au Nigeria, ALIMA prévoit d’étendre son utilisation à l’ensemble des pays d’intervention. Auparavant, les équipes utilisaient Excel, les calculs étaient nombreux, le risque d’erreur élevé et les données devaient être collectées une fois par semaine. Grâce à DHIS2, les données sont maintenant collectées avec des formulaires standardisés, les indicateurs clés sont directement visualisés, un dashboard permet de suivre les évolutions, la collecte et l’utilisation se font facilement.
IT4LIFE a développé une application de suivi des cas d’alertes épidémiologiques dans le cadre des activités de lutte contre Ebola en RDC avec DHIS2-Tracker. A la place des notifications d’alerte sur Excel avec relevés papier, l’application permet un suivi centralisé des notifications de cas suspects/probables en temps réel, l’encodage et la capitalisation dans une base de données et ainsi une collecte de données plus fiables.
Les incidences sécuritaires en RDC étaient auparavant gérées sans procédures standardisées, avec un tableau excel mal encodé qui rendait la communication difficile. IT4LIFE a utilisé DHIS2 pour une gestion des incidences plus standardisée avec un remplissage en ligne instantané et une carte du pays reportant l’ensemble des incidences.
CommCare
IT4LIFE a mis en place un outil de suivi des essais vaccinaux Ebola en Guinée assorti d’un module d’authentification biométrique. Sur deux sites de vaccination en zones urbaines et rurales, IT4LIFE a géré l’enrôlement des 2300 participants et la formation du personnel médical à l’utilisation des tablettes et de l’outil.
Afin d’assurer le suivi des cas Ebola en RDC, IT4LIFE a développé l’application Evista qui permet de suivre le dossier des patients suspect, probable ou malade (admission, suivi, sortie). Le processus de traitement et l’analyse des données se fait avec Stata.
Dans le cadre du projet Optima visant à collecter des données sur la prise en charge de la malnutrition aigüe des enfants âgés de 6 à 59 mois, IT4LIFE et ALIMA ont mis en oeuvre une stratégie simplifiée de la prise en charge au Burkina Faso et au Mali grâce à un outil de suivi CommCare
"Un exemple résumant l’impact positif du travail IT4LIFE pour ALIMA est celui de la pandémie Covid-19. L’ensemble des équipes peut suivre les activités des équipes sur le terrain via un intranet dédié au Covid-19, les outils GSuite et Odoo ainsi que le support IT à distance ont facilité le télétravail au quotidien, des webinaires informatifs à destination des équipes ALIMA et d’une audience externe ont été animés via Google Meet, la collecte de fonds a été efficace grâce aux outils digitaux tels que le CRM donateurs et des outils de suivi des patients et de visualisation sur DHIS2 ont été mis en place. Une opportunité pour le futur est de capitaliser l’ensemble des outils déployés pour les utiliser lors d’autre urgences sanitaires. Grâce à IT4LIFE, à la mise en place d’outils adaptés et à la formation continue, ALIMA a été capable d’enclencher une véritable transition numérique !"
Maurice KYUNGU
Finance and Operations Manager